Jak delegować zadania?

komunikacja pracownicy

Czy często masz poczucie, że trwonisz czas na prowadzenie niepotrzebnych rozmów, ciągłe odbieranie telefonów czy też wykonywanie czynności, które należą do kompetencji innych osób? Jeśli Twoja odpowiedź jest twierdząca, to znak, że powinieneś przestać robić wszystko samodzielnie i zacząć delegować zadania pracownikom. Brzmi prosto? W rzeczywistości delegowanie to bardzo trudna kwestia, ale jeśli ją opanujesz pozwolisz rozwijać się swoim pracownikom a sam zyskasz więcej czasu na wykonywanie najważniejszych z punktu widzenia kierownika działań.

Możesz mówić swoim pracownikom krok po kroku co mają robić, albo poinformować jakich efektów i rezultatów oczekujesz i przekazać wszelkie niezbędne uprawnienia do podejmowania odpowiednich decyzji. To właśnie podstawowa różnica pomiędzy wyznaczaniem zadań a delegowaniem. Od czego zatem zacząć?


Wybór zadań

W pierwszej kolejności zastanów się:

  • Co możesz i powinieneś zrobić?
  • Co z wymienionych przez Ciebie działań mogą zrobić Twoi pracownicy?

Pamiętaj, że delegować możesz zarówno pojedyncze zadania jak np. napisanie raportu, sprawozdania czy zaplanowanie zebrania, możesz także delegować funkcje np. zastępowanie Cię i reprezentowanie na zebraniach czy w kontaktach z klientami, możesz delegować realizację projektu, do takich działań wybieraj pracowników o wyższych kompetencjach, możesz też delegować uprawnienia – wybierając tę opcję pozostawiasz pracownikowi swobodę w podejmowaniu decyzji ale jednocześnie przekazujesz mu informację, że darzysz go ogromnym zaufaniem.

Uważaj! Już na tym etapie możesz wpaść w pułapkę – nie wykonuj zdań tylko dlatego, że wiesz jak je zrobić. Być może nauczenie pracownika nowej umiejętności zajmie Ci trochę czasu – ale szybko zauważysz, że na dłuższą metą się to opłaca.

Wybór pracownika

Jeśli zdecydowałeś co możesz oddelegować – wybierz odpowiedniego pracownika. Pamiętaj, że zadanie które chcesz oddelegować powinno być adekwatne do wiedzy, możliwości i umiejętności Twojego podwładnego, czyli nie za łatwe ale też nie za trudne. Najlepiej aby znajdowało się na górnej granicy możliwości pracownika – wtedy będzie motywujące i rozwijające zarazem.

Przygotowując pracownika do realizacji działania:

  1. Wyjaśnij mu cel i specyfikę danego zadania.
  2. Określ kryteria wykonania pracy – końcowy efekt oraz termin.
  3. Sprawdź czy pracownik dobrze Cię zrozumiał – zapytaj czy wszystko jest dla niego jasne i skoryguj ewentualne błędy.
  4. Skontroluj końcowy efekt pracy.

Przygotowując pracownika do zadania spróbuj postawić się na jego miejscu. Pomyśl jakich informacji, wiedzy, uprawnień potrzebuje aby dobrze wykonać swoje zadanie. Aktywnie słuchaj i szczegółowo odpowiadaj na pytanie pracownika.

Uważaj! Nawet jeśli delegujesz zadanie swojemu pracownikowi, musisz pamiętać, że nadal jesteś odpowiedzialny za dopilnowanie aby jego praca została właściwie wykonana, w tym celu możesz np. poprosić o regularne składanie raportów.


Masz pytania? Skontaktuj się z nami!

Zachodniopomorska Szkoła Biznesu

71-210 Szczecin, ul. Żołnierska 53

Tel. 91 814 94 75-6
Tel. 91 814 94 17
E-mail: witrynapracy@zpsb.pl

Korzystanie z serwisu oznacza zgodę na wykorzystywanie plików cookie, z których niektóre mogą być już zapisane w folderze przeglądarki.
Nie pokazuj więcej tego powiadomienia