Jak się zachować z wizytą u kontrahenta?

kultura marketing strategia

Przed Tobą spotkanie z bardzo ważnym kontrahentem. Jesteś doskonale przygotowany merytorycznie, dysponujesz atrakcyjną ofertę. Od tego spotkania wiele zależy. Aby być pewnym, że Twój rozmówca uzna Cię za profesjonalistę poświęć chwilę na przypomnienie sobie kilka ważnych zasad z zakresu etykiety w biznesie.

Odwiedzanie kontrahenta w jego siedzibie rządzi się pewnymi zasadami. Warto, abyś ich przestrzegał i uchronił się przed popełnieniem faux pas.


Jeśli szykujesz się do ważnego spotkania pamiętaj o następujących zasadach:

  1. Bądź punktualny
    Spóźnienie jest wyrazem braku szacunku do rozmówcy i już na starcie podważa Twój profesjonalizm.
  2. Powitanie inicjuje gospodarz.
    To on jako pierwszy powinien wyciągnąć rękę do uścisku. Ty  z kolei jako gość masz pierwszeństwo. Jeśli zatem gospodarz przepuszcza Cię w drzwiach czy ustępuje miejsca – nie odmawiaj.
  3. Wyłącz i schowaj telefon.
    Podczas spotkań biznesowych nie powinien on leżeć w widocznym miejscu np. na stole.

Jeśli gospodarz proponuje Ci coś do picia lub do jedzenia wypada przyjąć jego ofertę.

Najlepiej jeśli poprosisz o wodę. Najczęściej będzie ona podana w temperaturze umożliwiającej wypicie jej od razu. Nie wymaga też cukru, łyżeczki i innych dodatkowych rekwizytów. Wobec czego nawet w dużym stresie nie powinna sprawić Ci kłopotu. Może nawet być bardzo pomocna jeśli z emocji zaschnie Ci w ustach.

W firmie kontrahenta zachowuj się podobnie jak w sytuacji gdy idziesz do kogoś w gości.

Nie spaceruj samodzielnie po pomieszczeniach, nie zaglądaj za biurko. Swoje dokumenty czy kalendarz trzymaj na kolanach zamiast na biurku gospodarza. Jeśli natomiast spotkanie odbywa się w sali konferencyjnej możesz swobodnie korzystać z przestrzeni.

Pamiętaj, aby mieć ze sobą wizytówkę.

Wymiana następuje zawsze na końcu spotkania. Zainicjować ją powinien gospodarz. Jeżeli na spotkaniu jest kilka osób należy ją wręczyć każdemu z uczestników. Proszenie o wizytówkę uchodzi za nietaktowne. Jeśli z jakiego z powodu nie będziesz miał jej przy sobie po otrzymaniu wizytówki od rozmówcy wyjaśnij dlaczego się nie odwzajemniasz i zapewnij o niezwłocznym kontakcie z Twojej strony.

Na spotkaniu skup się na podkreślaniu indywidualnego stosunku firmy do potrzeb i oczekiwań kontrahenta.

Możesz notować ważne fragmenty rozmowy. To pokazuje, że traktujesz słowa swojego rozmówcy poważnie i zobowiązująco. Zadbaj też o język, którego używasz. Sposób w jaki się komunikuje jest elementem budowania wizerunku profesjonalisty. Pamiętaj, że komunikacja to nie tylko słowa. To także ton głosu, gesty, mimika, adekwatny do spotkania strój i dodatki takie jak aktówka, laptop czy kalendarz.

Bądź uprzejmy i kulturalny nawet w krytycznych sytuacjach. Emocje opadną, a wizerunek jaki po sobie pozostawisz na długo zostanie w pamięci Twojego rozmówcy.


Masz pytania? Skontaktuj się z nami!

Zachodniopomorska Szkoła Biznesu

71-210 Szczecin, ul. Żołnierska 53

Tel. 91 814 94 75-6
Tel. 91 814 94 17
E-mail: witrynapracy@zpsb.pl

Korzystanie z serwisu oznacza zgodę na wykorzystywanie plików cookie, z których niektóre mogą być już zapisane w folderze przeglądarki.
Nie pokazuj więcej tego powiadomienia